Como fazer mais com menos trabalho

Publicado originalmente em JOTFORM.COM

Vou falar um pouco sobre produtividade que a maioria dos autores de médio escalão e os famosos gurus de startups não sabem.

Não é um truque que você leia no último título do Lifehacker ou veja entre os principais #lifehacks Tweets.

Em vez disso, é uma técnica que, quando integrada à cultura da sua empresa, levará a um recorde de produtividade.

É isso: Descanse.

O pesquisador e consultor do Vale do Silício, Alex Soojung-Kim Pang, literalmente escreveu o livro sobre a importância de equilibrar o trabalho com o descanso - Descanso: Por que você faz mais quando trabalha menos?

Nele, ele explica que, para que o trabalho funcione, também deve haver descanso:

“Descansar não é essa atividade restante opcional.
Trabalho e descanso são na verdade parceiros. Eles são como diferentes partes de uma onda. Você não pode ter o alto sem o baixo.
Quanto melhor você descansar, melhor estará trabalhando. ”

Claro, se você trabalha por um longo período de tempo, é provável que produza mais resultados. Mas "produção" nem sempre equivale a "produtividade". Especialmente o tipo sustentável e repetível que você deseja na sua empresa.

Tanto minhas experiências pessoais quanto os 12 anos de construção do JotForm me ensinaram que, depois que você aprender a equilibrar o trabalho com o descanso restaurador, sua produtividade aumentará rapidamente.

Pense da seguinte maneira: se você estiver na estrada dirigindo um veículo por horas a fio sem descanso, eventualmente se cansará. Suas pálpebras cederão. Você começará a desviar.

Você será uma ameaça para a sociedade.

Embora menos arriscado, na maioria dos casos, trabalhar sem descanso fará com que você cometa tantos erros desnecessários.

Você será uma ameaça à produtividade.

Até a mente mais produtiva precisa de tempo para recarregar.

Em Rituais diários: como os artistas funcionam, a brilhante pensadora e escritora Maya Angelou descreveu a possibilidade de escrever um bloco de tempo específico para escrever todos os dias. Depois disso, ela deixou de lado o trabalho para desfrutar de "uma aparência de vida normal" com sua família até o dia seguinte.

“Tento chegar lá por volta das 7 horas e trabalho até as 2 da tarde.
Se o trabalho está indo mal, eu fico até as 12:30.
Se estiver indo bem, ficarei enquanto estiver indo bem. É solitário e maravilhoso. "

Mas o descanso não é apenas para escritores ou outros "tipos criativos".

O bilionário fundador do Virgin Group Richard Branson acorda cedo para se exercitar e aproveitar o tempo com sua família.

E Bill Gates, que é amplamente considerado uma das pessoas mais ricas do mundo, ganha tempo para ler uma média de um livro a cada semana.

“Ainda assim, ler livros é minha maneira favorita de aprender sobre um novo tópico. Eu leio sobre um livro uma semana, em média, desde criança. Mesmo quando minha agenda está fora de controle, dedico muito tempo à leitura. ”

Após um mês inteiro, semana ou mesmo dia de trabalho realmente concentrado, sem qualquer descanso restaurador; é difícil ter novas idéias.

Se você conseguir forçar uma ideia, é provável que ela esteja cheia de erros. Erros que você está menos equipado para identificar ou corrigir com seu cérebro cansado e sobrecarregado.

Eu já vi muitas mentes brilhantes em situações estressadas e estressadas, com resultados excessivamente complicados, disfarçados de soluções. Isso porque, como Steve Jobs trouxe à consciência do público, muitas vezes é mais difícil conseguir simplicidade do que complexidade.

"Simples pode ser mais difícil do que complexo: você precisa trabalhar duro para manter seu pensamento limpo e simplificá-lo".

Simplicidade requer muito pensamento inteligente e difícil.

Pensamento inteligente e duro é algo que uma mente privada de descanso não pode fazer.

O descanso restaurador não é fácil.

Deixar minha mente e meu corpo ficarem macios enquanto assiste televisão todas as noites depois do trabalho seria fácil.

É preciso disciplina para resistir à verificação estúpida de e-mails e às mensagens do Slack, que inconscientemente podem consumir horas do seu tempo de inatividade e manter sua mente disposta.

É por isso que cultivei hábitos simples que permitem que a parte do "trabalho" da minha mente faça uma pausa enquanto a parte do "jogo" sai para, bem, jogar.

Treino na academia, leio livros para ter uma nova perspectiva, saio com minha esposa e meus filhos pequenos.

Acima de tudo, deixo o trabalho no trabalho.

Mas quando chega a hora de trabalhar novamente, sempre acho que um fim de semana, férias ou até apenas uma noite de folga me fazem esperar ansiosamente pelo dia seguinte.

O tempo longe do trabalho limpa a mente. Ele permite que você gaste tempo ingerindo outras coisas que o tornam um indivíduo completo.

Em vez de pensar no descanso como um luxo, penso nisso como uma necessidade de permanecer inovador em um mercado de software altamente competitivo.

Trabalhe para viver, não viva para trabalhar.

Pode ser chocante você ler um fundador de uma startup dizendo isso, mas o trabalho não é tudo.

Se você chegar perto de levar uma vida feliz, realizada e equilibrada - compreenda que o trabalho deve ocupar apenas uma fração da sua atenção.

Eu amo minha família. Eu amo meus amigos. Eu amo estar lá fora. Adoro ler sobre sistemas de auto-aperfeiçoamento.

Dedicar tempo a essas pessoas e coisas me restaura. Interagir com eles me dá energia e inspira criatividade - mesmo quando o trabalho é estressante. Especialmente quando o trabalho é estressante.

Não tenho tempo a perder em tarefas irracionais que drenam minha produtividade.

Não quero olhar para trás e me arrepender de relacionamentos que se desfizeram enquanto eu passava 12 horas no escritório olhando os pixels.

Devido a esses três sistemas que criei para maximizar a produtividade através de descanso restaurador, não preciso me preocupar com isso:

1. Implemente uma abordagem cíclica para tirar proveito dos fluxos e refluxos naturais.

Nos círculos de condicionamento físico, isso é chamado de "mentalidade cíclica".

Os agricultores o conhecem como rotação de culturas.

Na lenda do bootecap Basecamp, eles completam "lotes" de trabalho em ciclos de seis semanas.

Líderes em todos os setores, da agricultura à tecnologia, entendem que os recursos se esgotam. Eles devem tomar ações específicas para renovar esses recursos, se quiserem continuar sendo produtivos.

Aqui no JotForm, é o que eu gosto de chamar de "hora da crise" ou não é.

Não importa o que você faça para viver, você sabe que horas são.

É a última semana antes de seu cliente ver sua nova casa e você ter mais milhares de armários para pintar.

Nos últimos dias, você se inclina para trás para fechar uma grande venda.

Para nós, são as poucas semanas que antecederam o lançamento de um novo produto ou recurso incrível em nosso site.

Quando nosso tempo de crise valeu a pena e nosso trabalho duro está disponível para o mundo aproveitar, fazemos uma pausa.

Não é uma viagem física para a estrada pela Europa (que é uma história para outra época), mas mental.

Entramos em projetos curtos e relaxados, onde podemos explorar novas idéias de recursos ou desenvolver novas habilidades que estavam em espera até que nosso projeto principal fosse concluído.

Também tomamos esse tempo para fazer algumas tarefas domésticas, como esmagar bugs e garantir que todos os nossos sistemas estejam funcionando sem problemas.

Como os agricultores, plantamos pequenos pensamentos restauradores em nossos cérebros antes de pedir que eles enfrentem outra carga de trabalho pesada.

Há várias razões pelas quais observamos um aumento de produtividade ao alternar entre trabalho profundo e focado e projetos restauradores:

  1. Podemos permanecer focados a laser na tarefa em questão, porque subconscientemente sabemos que uma ruptura mental está chegando.
  2. Por outro lado, não nos deixamos pendurar em questões difíceis porque sabemos que uma ótima solução provavelmente virá até nós quando não estivermos focados nela.
  3. Nosso grande objetivo peludo anual parece muito mais superável em pedaços de três semanas.
  4. A pressão do tempo limitado nos dá um pequeno empurrão para concluir o trabalho de qualidade que pudermos até o tempo que reservamos para uma pausa mental.

Institui esse sistema de trabalho pesado e leve alternado depois de observar o "trabalho negativo" acontecendo dentro da equipe do JotForm.

Depois de muitas horas apanhadas no mesmo problema difícil, os programadores começaram a perceber mais erros aparecendo em seu código. Muitas horas olhando para uma tela fizeram os designers apresentarem fluxos de trabalho monótonos e pouco amigáveis.

Nossos valentes esforços para resolver um problema, não importa quanto tempo levasse, estavam saindo pela culatra.

Estávamos gastando o dobro do tempo para concluir a mesma quantidade de trabalho, porque nosso processo de pensamento estava atrasado e continuávamos tendo que voltar e fazer as coisas novamente.

A maneira como seu cérebro e nossa organização funcionam não é diferente de um músculo.

Trabalhar o mesmo músculo todos os dias sem descanso provavelmente resultará em lesão. Isso não apenas interromperá o progresso de sua forma física, mas também poderá enviá-lo em espiral para trás, enquanto você tira uma folga do treinamento para se recuperar.

Aquele regular em sua academia que pode agachar mais de 200 libras não faz isso todos os dias. Foram necessários meses, se não anos, de treinamento alternado com descanso para aumentar seus músculos até onde estão hoje.

Fazer uma pausa não é preguiçoso. Não é o resultado de falta de persistência. De fato, é exatamente o oposto.

Quando você está realmente focado em alcançar uma meta, é fácil sacrificar sua sanidade mental para alcançar a meta. É assim que o esgotamento acontece.

O difícil é realmente dedicar tempo para ouvir e responder ao seu cérebro e corpo quando eles estão implorando por um descanso restaurador.

Parar com a intenção é uma força, não uma fraqueza.

2. Faça uma pausa ou você vai quebrar.

E-mails enviados às 3 da manhã

Referências casuais para cuidar de uma tarefa no fim de semana.

Você pode pensar que essas são coisas que eu amo ouvir minha equipe dizer. Deve significar que eles estão comprometidos com seus empregos. Deve mostrar que eles amam o que fazem.

Embora essas duas coisas possam ser verdadeiras, também pode significar que elas estão no caminho curto para se esgotar.

Isso não é apenas ruim para eles pessoalmente; é caro para nós, como empresa, começar do zero com a busca, a entrevista, a integração e o treinamento de um novo funcionário para encher os sapatos.

Quando seus funcionários entram em um fluxo, às vezes pode ser difícil para eles desligar. E como nossa equipe está distribuída em todo o mundo, pode ser especialmente difícil saber que alguém é apenas uma mensagem instantânea, não importa a que horas sejam.

Por mais louco que pareça, as horas de trabalho sustentáveis ​​não são apenas algo que eu incentivo - elas são algo que às vezes tenho que aplicar no JotForm.

Quando vejo sinais de que alguém está trabalhando fora do que eu chamo de horas "sãs", eu os lembro de fazer uma pausa. O problema ainda estará lá amanhã, e a solução será ainda melhor com uma mente renovada.

Assim como o crescimento sustentável, as horas de trabalho sãs e razoáveis ​​tornaram-se organicamente parte da cultura central do JotForm desde o início.

Esse sistema garante que estamos o mais focados e produtivos possível durante as horas que passamos no trabalho.

Quando somos mais produtivos no trabalho, não nos sentimos culpados por deixar o trabalho no escritório quando chega a hora de terminar a noite ou o fim de semana.

Isso leva a um tempo de inatividade mais restaurador e a mentes novas e animadas na segunda-feira de manhã.

3. Verifique se o descanso está bem definido.

A PTO ilimitada (folga pessoal) é um benefício comum em muitas empresas de tecnologia modernas. Não no JotForm.

Não é porque acho que meus funcionários não merecem uma folga. Até agora, você deve saber o quão importante eu acredito que o descanso é para a produtividade.

É porque aprendi que, como a criatividade, o relaxamento é mais poderoso quando bem definido.

Para algumas pessoas, políticas ilimitadas de folga remunerada causam estresse ao tentarem navegar na política de quanto tempo "deveriam" decolar em comparação com seus pares.

Isso é especialmente perceptível em ambientes mais acelerados; que inclui praticamente todas as startups e a maioria das empresas de tecnologia.

O Kickstarter removeu sua política de tomada de força ilimitada quando notou que os funcionários estavam lutando para avaliar quanto tempo fora apropriado.

"O que descobrimos foi que, definindo parâmetros específicos em torno do número de dias, não havia dúvida sobre quanto tempo era necessário para o trabalho se envolver em atividades pessoais, criativas e familiares".

Em 2014, uma pesquisa da Glassdoor descobriu que os funcionários americanos apenas passam metade dos dias de férias. O pior é que mais da metade deles ainda está trabalhando nesses dias de folga.

Não sei você, mas estou disposto a apostar que esses números só aumentaram.

No JotForm, exercemos uma pressão saudável sobre os funcionários para usarem os dias de férias todos os anos.

E, por serem bem definidos, acreditamos que os incentive a usar os dias para descansar, recarregar e voltar mais produtivos do que nunca.

Lembre-se da exaustiva noite que você estudou na universidade; batendo no teclado até que seu trabalho de pesquisa pouco coerente atinja o comprimento mínimo? Não foi o seu melhor trabalho, mas passou.

Quanto tempo você passou 80 horas por semana no escritório finalizando um projeto de design? Não era o seu design mais criativo, mas estava pronto no prazo.

Voce trabalhou muito. Você trabalhou por muito tempo. Mas quanto desse trabalho você chamaria de produtivo?

Estou disposto a apostar apenas uma pequena porcentagem.

Estou disposto a apostar que você poderia ter feito melhor.

Não desenvolvendo novas habilidades. Não trabalhando ainda mais. Mas trabalhando menos.

O descanso restaurativo não é uma opção, é um requisito para qualquer pessoa que queira ser mais produtivo em sua vida e em seus negócios.